Q. 電子取引にはどのようなものがありますか？また、具体的な保存方法を教えて下さい。
下記のようになります。
１．電子メールにより請求書や領収書等のPDFファイルを受領した場合。
電子メールの本文に取引情報が記載されている場合はその電子メール本文を、電子メールの添付ファイルで請求書等の受け渡しを行った場合はその添付ファイルをそれぞれ記録・保存してください。
２．インターネットのホームページから請求書や領収書、クレジットカードの利用明細データ等のPDFファイルをダウンロードした場合。
ウェブサイトからダウンロードした領収書等をサーバ等に保存してください。
PDF形式でダウンロードが出来ず、HTMLデータで表示される場合は、次のいずれかの方法で保存しましょう。
①ウェブサイト上に領収書等を保存する。
②ウェブサイト上に表示される領収書等のスクリーンショットをサーバ等に保存する。
③ウェブサイト上に表示されたHTMLデータをPDF等に変換し、領収書等の形式でサーバ等に保存する。
3. 請求書等をクラウドサービスを利用して受領した場合。
クラウドサービスに保存、またはクラウドサービスからデータをダウンロードしてサーバ等に保存してください。なお、トラブルにより出力できなくなる場合を防ぐために、定期的なバックアップデータの保存をおすすめします。
４．従業員が会社の経費等を立て替えた場合において、領収書を電子データで受領した場合。
従業員が立替払いをして、電子データにより領収書等を受領した場合についても、それが会社の経費等として扱われる場合には、会社としての電子取引に該当します。
そのため、この電子データを従業員から集約し、会社として保存し、管理する必要があります。
