Q. 保存データの検索機能を確保できるようなシステムがない場合はどうすれば良いですか。
規則性のあるファイル名で保存をするか索引簿による保存が認められています。
【規則性のあるファイル名】
1．電子取引データのファイル名に、規則性をもって内容を表示します。
例）2022年9月30日にとどろき商事から受領した10,000円の請求書
2．次に「取引先」や「各月」などの任意のフォルダに格納し保存します。
【索引簿による保存】
１．電子取引データのファイル名に、連番を付けます。
2．内容などは索引簿で管理します。（下記参照）
※連番、日付、金額、取引の4項目を必ず含めます。
〇上記2通りの方法どちらかで保存を行い、その後「訂正および削除の防止に関する事務処理規定」を定め、その規定に沿って管理・運用を行います。
管理・運用については下記のとおりです。
①訂正・削除・・・ファイル名や索引簿に訂正・削除を行う場合は、規定に従い記録します。
②税務調査・・・税務調査の際、税務職員からダウンロードの求めがあった場合は上記のファイルや索引簿を提出します。
③保管・・・税法上の保管年限は保管します。（最低7年）経過後、ファイルや索引簿を破棄します。
