Q. 電子取引のデータ保存義務化について、どのような要件がありますか？
電子取引を保存する際には、「真実性の確保」および「可視性の確保」を満たす必要があります。
【真実性の確保】・・・保存されたデータが改ざんされていないことを証明するために、次のいずれかの措置を行う必要があります。
（１）タイムスタンプが付された後に、取引情報の授受を行う
（２）取引情報の授受後、速やかにタイムスタンプを付与し、合わせて保存を行う者又は監督者に関する情報を確認できるようにする
（３）記録事項の訂正・削除を行った際にその内容を確認できるシステム、又は記録事項の訂正・削除を行うことができないシステムで取引情報の授受及び保存を行う
（４）訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定め、その規程に沿った運用を行う
（１）については、取引先からタイムスタンプを付与したデータを送ってもらうことが前提となるため、あまり現実的ではありません。（２）（３）については、それぞれシステムの導入が必要となります。したがって、まずは（４）の事務処理規定を定め、訂正削除に関する社内ルールを徹底することから始めるのが良いでしょう。
【可視性の確保】・・・保存データの検索、表示を可能にするために、次のすべてを満たす必要があります。
- 保存場所に、電子計算機（パソコン等）やプログラム、ディスプレイ、プリンタ、およびこれらの操作マニュアル等を備え付け、画面・書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できる状態にしておく
- 電子計算機処理システムの概要書を備え付ける
保存データの検索機能を確保する
①取引年月日、取引金額、取引先により検索できる
②日付又は金額の範囲指定により検索できる
③二つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できる
※保存データのダウンロードを求められた際に応じることができる状態の場合には、 ②③は不要です。
検索機能に対応した請求書等保存ソフトを利用する場合は、問題ありませんが、そのようなシステムを利用しない場合は、規則性のあるファイル名で保存をするか索引簿による保存で運用する方法が国税庁から示されています。
