税理士法人とどろき会計事務所
新居 義太郎
弊社では現在ペーパーレスの動きが活発化しています。手始めに紙で保存している文書を少しずつ電子データに置き換えています。紙の保存を極力なくすことにより、人的リソースの有効活用や事務所スペースの圧縮を目的としているのですが、紙がなくなることがどのように繋がっていくのでしょうか。
ペーパーレスはPCが普及し始めた頃から言われ続けていましたが、単にエコだからという目的に終始していました。紙や印刷にかかるコストの圧縮は今も言われていることですが、それだけではペーパーレスは進まないということになります。まず人的リソースの有効活用という点ですが、紙の印刷には様々な手間が波及して発生することが言われています。例えば会議で使用する資料を用意する場合、資料を印刷して終わりではなく参加者全員分の製本を行う人手が必要になります。資料を電子データで用意しておけば、参加者に資料を添付したメールを送信するだけで済んでしまいます。次にスペースの圧縮についてですが、ネット上に文書データを保管しておけば、キャビネットを置く場所が不要になります。加えて席を離れ目的の文書を探す手間も省くことが出来ます。
紙をなくすことで得られるメリットは数あれど、いざ始めようとするとうまくいかない理由は、「紙でなければ」という依存心にあります。「文書にメモ書きをするのに紙じゃないと不便」ですとか、「タブレットは紙より視認性が悪い」といったものです。紙に依存する意識は根強く、まずそこから脱却しない限りは電子データへの移行は難しいと言わざるを得ません。最初に述べた通り、弊社では書類の電子化を進めているのですが、一度電子化した書類は全て破棄するというルールになっています。もちろん書類が漏らさず電子化できているか確認をし、その上で破棄しているのですがそれでも抵抗は少なからずありました。ただ、その意識を変えないことにはペーパーレスは成らないでしょう。
ペーパーレスを進めるために必要なことは、トップが目的を定め、そのルールを作り、それを社内全体で共有することです。弊社では次のペーパーレスの標的をタイムカードの電子化に定めそれに向かって動き始めています。運用開始は春頃になるかと思いますが、成果が出ましたら皆様にご報告したいと考えております。
